Een zakelijke brief schrijven, het kan een beetje ouderwets klinken, maar het nog altijd een goede manier zijn om te communiceren met een officiële instantie of met een bedrijf. Een zakelijke e-mail is weer wat moderner. Deze zul je daarom ook vaker schrijven dan een brief. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het schrijven van een zakelijke brief of e-mail.
Onderdelen
Het is van belang dat je bepaalde gegevens heel precies noteert. Zo moet een zakelijke brief het adres van de geadresseerde en de afzender, de datum en (eventuele) bijlagen bevatten. De tekststructuur moet formeel zijn, er aantrekkelijk uitzien en natuurlijk in goed Nederlands geschreven zijn.
Indeling
Een zakelijke brief heeft een vaste indeling. Deze indeling ziet er als volgt uit:
- Afzender
Hier wordt je eigen adres, telefoonnummer en e-mailadres gemeld.
- Dagtekening
Hier wordt de plaats waar en de datum waarop je de brief hebt geschreven.
- Geadresseerde
Hier schrijf je de naam van degene aan je wie schrijft met zijn of haar adres (het kan ook het adres van een bedrijf of instantie zijn).
- Betreft
“Betreft:” hierna vermeld je het onderwerp van de brief.
- Aanspreking
Bij een zakelijke brief gebruik je een passende en formele aanspreking, zoals ‘Geachte heer/mevrouw’.
- Eerste alinea
In de eerste alinea begin je nooit met ‘ik’. In deze alinea wordt vermeld waarom je de brief schrijft.
- Rest van de tekst
Na de eerste alinea volgt de rest van de tekst.
- Afsluiting en ondertekening
De brief wordt op een gepaste manier afgesloten. Bijvoorbeeld ‘Met vriendelijke groet’ gevolgd door een komma en je eigen naam.
- (Eventuele) bijlagen
Hier worden de eventueel gebruikte bijlagen toegevoegd.
Het verschil tussen een zakelijke brief en zakelijke e-mail
Tussen een zakelijke brief en e-mail zitten een aantal verschillen. Hoewel de inhoud hetzelfde is, is de indeling net iets anders. In een e-mail hoef je niet de gegevens van de geadresseerde niet op te schrijven. De “betreft-regel” wordt vervangen door de “onderwerpregel”. Als je bijlagen doet meesturen, plaats je boven de e-mail een regel waarin vermeldt wordt wat voor documenten je hebt toegevoegd.
Tips
Tips die je kunt gebruiken bij het schrijven van een zakelijke brief of e-mail:
- Houd je brief beknopt en probeer niet er teveel omheen te vertellen.
- Vermijd hevige emoties (bijvoorbeeld met een klacht)
- Wees concreet en duidelijk. Specificeer gebeurtenissen goed waarbij je datum en plaats noemt.
- Wees helder in wat je wilt en wat je van de geadresseerde verwacht.
- Laat na het schrijven iemand de brief doorlezen voordat je hem verstuurt (bijvoorbeeld op spelfouten).