Een kantoortuin in uw kantoor, ja of nee?

In de loop der jaren zijn bedrijven (met name de managers) ervan overtuigd dat open kantoren een geschenk uit de hemel zijn die een forse besparing op de kantoorinrichting opleveren en dat de interactie tussen werknemers gestimuleerd wordt. Met als gevolg een betere samenwerking bij taken, meer arbeidsvreugde, en een hogere productiviteit. Maar is dit wel zo? Zorgt een open office voor een verbeterde werkomgeving?

Het antwoord: Open kantoren werken gewoon niet en de zogenaamde ‘kantoortuinen’ zijn een killer voor productiviteit en een stimulans voor ziekteverzuim. 

O.a. koptelefoons zorgen voor 70% minder interactie

Recent onderzoek toont aan dat dergelijke kantoortuinen resulteren in 70% procent minder face-to-face interactie en een toename van 56 procent in e-mail interactie. 

Huh?! Kantoortuinen zouden toch goed moeten zijn voor de interactie?

Niet is minder waar. Al het afleidende lawaai van een open kantoorruimte zorgt ervoor dat medewerkers gaan werken met koptelefoons en oortjes. Medewerkers gaan vervolgens over tot het sturen van hun vragen aan collega’s via e-mail of intern communicatiesysteem in plaats van het face-to-face communiceren.

Privacy struikelblok #1 in kantoortuinen.

Privacy, onderwerp van de dag en wij mensen vinden het maar al te belangrijk om de nodige privacy te hebben. Binnen een kantoortuin is privacy helaas een utopie. Medewerkers voelen zich oncomfortabel en voelen een drempel om kwalitatief met elkaar te communiceren. 

Belangrijkste oorzaak? Iedereen kan meeluisteren. Resultaat? Je raad het al: communiceren via chat of e-mail. De face-to-face communicatie wordt dus helemaal niet gestimuleerd in een kantoortuin.

In overeenstemming met het fundamentele menselijke verlangen naar privacy en het voorafgaande bewijs dat privacy de productiviteit kan verhogen, kan het, wanneer de kantoorarchitectuur iedereen beter waarneembaar of ‘transparanter’ maakt, de F2F (face-to-face) interactie temperen, omdat werknemers andere strategieën vinden om hun privacy te beschermen, bijvoorbeeld door een ander kanaal te kiezen om te communiceren.

Afleiding zorgt voor stress, stress zorgt voor een hoger ziekteverzuim

We zijn het allemaal over eens: een kantoortuin zorgt voor afleiding. Deze afleiding is niet alleen funest voor de productiviteit, het zorgt ook nog eens voor stress omdat we door afleiding geneigd zijn te gaan wisselen tussen taken. En daar is ons brein niet voor gemaakt.

Gevolg? Stress, fouten en het afgeronde werk mist doortastendheid. Iemand die afgeleid is komt namelijk nooit verder dan oppervlakkige informatie. Concentratie is de sleutel naar kwaliteit. En opperste concentratie is niet bepaald mogelijk in een open kantoortuin. 

De stress en fouten zorgen op hun beurt er weer voor dat het werk niet af komt en de druk van bovenaf groter wordt. Op hun beurt zorgen het gevoel van stress en het maken van fouten voor een hoger ziekteverzuim. Zonde van het geld dat je hebt geïnvesteerd in ergonomische kantoormeubilair zoals verstelbare zit-sta bureaus. 

Maar wat moeten we dan wel doen?

Het antwoord is eigenlijk heel logisch: WEG MET DE KANTOORTUIN. De besparing van de open ruimten weegt namelijk niet af tegen de problemen die de open werkruimte veroorzaakt. Een hoog ziekteverzuim en een lage productiviteit zijn grotere kostenposten dan de scheidingswanden die geplaatst moeten worden. 

De sociale interactie verhogen? Zorg voor informele momenten op een dag waar iedereen een moment van rust heeft. Introduceer de koffietafel of zorg voor een goede zithoek. 

Maar hoe zit het dan met de eenmalige kosten voor het inrichten van mijn kantoor?

Een bespaartip van ervaringsdeskundigen? Bespaar op het kantoormeubilair en ga voor tweedehands kantoormeubilair. Er is namelijk voldoende goed tweedehands ergonomische kantoormeubilair beschikbaar in de markt doordat veel grote kantoren eens in de zoveel jaar de complete inrichting vernieuwen!